Digitale Schnittstellen für Versicherte der AOK

Angestellte bei Krankenkassen bedienen täglich die Anliegen von Millionen von Versicherten. Dabei stehen die Kundenzufriedenheit und damit auch schnelle Prozesse im Vordergrund. Die stetige Optimierung von Arbeitsabläufen macht Krankenkassen so schon seit vielen Jahren zu Vorreitern bei Digitalisierungsmaßnahmen. Zusätzlich sind sie gegenüber offiziellen Prüfstellen und Ministerien zu Transparenz verpflichtet. Im Spannungsfeld zwischen sicheren Nachweisen und medienbruchfreien digitalen Prozessen setzt auch die AOK an vielen Stellen bei elektronischen Dokumenten auf den Integritätsschutz und den Herkunftsnachweis mittels qualifizierter elektronischer Siegel.

E-Siegel und Datenkonvertierung bei der AOK Systems

Die AOK Systems bietet als IT-Systemhaus Lösungen und Software für Krankenkassen. Dabei sind nicht nur die jeweiligen Landesverbände der Allgemeinen Ortskrankenkassen Kunden von AOK Systems, sondern auch viele weitere gesetzliche Krankenkassen. Seit 2015 arbeitet AOK Systems mit den Konvertierungslösungen von SEAL Systems. In der flexiblen Architektur sind zum einen die Software der intarsys GmbH und zum anderen die Siegelkarten von D-Trust eingebunden, mit denen am Ende die qualifizierten elektronischen Siegel aufgebracht werden. Dabei werden den Kunden drei mögliche Schnittstellen für die elektronische Siegelung von Dokumenten angeboten:

• Ein reiner Siegelauftrag ohne Zusatzkonvertierung
• Eine Zusammenführung von Dokumenten (Merge) mit dem Anbringen eines Siegels
• Eine Konvertierung in den PDF-A-Standard mit dem Anbringen eines Siegels

Ein Beispiel für die Konvertierung mit anschließendem Siegeln: Ein Kunde lädt über die App der Krankenkasse das Foto eines Dokuments hoch, z. B. eines Erstattungsantrags oder einer Krankmeldung. Dieses Foto wird in PDF-A konvertiert und dann für die Archivierung elektronisch gesiegelt. Damit kann die Authentizität des Dokuments im digitalen Archiv auch zu einem späteren Zeitpunkt nachgewiesen werden.

Digitaler Posteingang im Fokus der AOK Niedersachsen

Insbesondere aufgrund der über die Krankenkassen auf der Basis dieser Dokumente abgerechneten Beträge, aber auch in Zusammenhang mit dem Verarbeiten sensibler Personendaten ist die Absicherung von Integrität und Authentizität über die Siegel ein wichtiger Aspekt. Auch für die AOK Niedersachsen: Als ein bei der AOK Systems eingebundener Landesverband nutzt sie die Schnittstelle zum elektronischen Siegeln mit bis zu drei Multi-Siegelkarten der D-Trust. Eine Multi-Siegelkarte wird im Workflow direkt eingebunden und im Gegensatz zu Standard-Siegelkarten nicht am Einzelarbeitsplatz verwendet. Über sie ließen sich mehrere zehntausend Dokumente pro Stunde im Prozess direkt mit dem qualifizierten elektronischen Siegel versehen.

Der AOK Niedersachsen war schnell klar, dass qualifizierte elektronische Siegel nicht nur der richtige Weg bei der Digitalisierung und Archivierung von eingehenden Papierdokumenten sind, sondern dass sie auch für die stetig steigende Zahl an digitalen Posteingängen das Mittel der Wahl darstellen. Und so ist die Krankenkasse bei der Projektumsetzung klarer Vorreiter, sie führte die elektronischen Siegel gemäß der eIDAS-Verordnung der EU schon im Jahr 2017 ein.

Qualifizierte elektronische Siegel stellen die Herkunft und Unversehrtheit von elektronischen Dokumenten sicher. Sie werden von einem Vertrauensdiensteanbieter – im konkreten Fall von D-Trust – für eine juristische Person ausgegeben. Empfänger der gesiegelten Dokumente können so deren Herkunft prüfen und sicher sein, dass sie tatsächlich von der im Siegel eingetragenen juristischen Person ausgestellt wurden. Durch die Siegelung wird gleichzeitig der gesiegelte Stand des Dokuments festgehalten. Eine nachträgliche Veränderung wäre so für Dritte einfach und schnell erkennbar – und ist deshalb nicht attraktiv.

Im bestehenden Prozess bei der AOK Niedersachsen werden Dokumente, die auf elektronischem Weg eintreffen – E-Mails, Webformulare oder Dateiuploads der Versicherten –, über den Konvertierungsserver der SEAL Systems in PDF-A konvertiert und mittels des Signaturservers der intarsys GmbH in Verbindung mit den D-Trust-Siegelkarten qualifiziert elektronisch gesiegelt. Auf diesem Weg werden wöchentlich mehrere tausend elektronisch eingehende Dokumente für die Weiterverarbeitung in den internen Prozessen qualifiziert gesiegelt. Der voll automatisierte Prozess läuft im Hintergrund und ermöglicht den Mitarbeitern der AOK Niedersachsen eine medienbruchfreie Nutzung der Dokumente. Darüber hinaus garantieren die qualifizierten Siegel, dass im Langzeitarchiv ausschließlich integritätsgesicherte Dokumente eingespielt werden und Kontrollen und Nachweise entsprechend immer möglich sind.

Zusätzlich zu den elektronischen Posteingängen wird an über 100 Standorten der AOK Niedersachsen die Anwendung „Scan2Akte“ mit qualifizierten Siegeln unterstützt. Über Scan-Multifunktionsgeräte werden Daten in Papierform automatisiert bei der Digitalisierung mit wichtigen Attributen ergänzt und mittels Siegel vor Manipulation geschützt. Am Ende erfolgen die Zuordnung zur passenden elektronischen Akte und die Archivierung. In den Niederlassungen hat sich durch die einheitliche Vorgehensweise nicht nur die Menge der per Post versandten Papiere verringert. Vor allem schlägt hier der eingesparte zeitliche Faktor zu Buche. Die notwendigen Dokumente sind wesentlich schneller für die Bearbeiter digital zugänglich.

Der Ablauf aus Sicht des Versicherten

Den Versicherten steht die Wahl offen. Sie können jederzeit Daten über die Geschäftsstellen oder online einreichen. Ebenso sicher können sie über die Online-Geschäftsstelle mit den Kundenberatern elektronisch kommunizieren. Der Versicherte identifiziert sich in der App, z. B. mittels VideoIdent und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Innerhalb der App wird z. B. ein Schreiben des Kundenberaters zur Verfügung gestellt. Dieses Dokument verweist auf ein vorbefülltes Webformular, das vom Kunden fertig ausgefüllt und bestätigt werden soll. Es erfolgt ein Upload dieser Unterlagen. Genau zu diesem Zeitpunkt greift der Workflow von Konvertierung und Siegelung. Gesiegelt werden die XML-Formulardaten sowie eventuelle zusätzliche Datenuploads. Einsatzbereiche hier sind beispielsweise Unfallfragebögen oder Fragen zur Familienversicherung.

Nutzen für Versicherte und die Krankenkasse

Die digitalen Prozesse bringen für beide Seiten klare Vorteile: Für die Versicherten sind die Daten schnell verfügbar. Durch Abfotografieren über das Smartphone etwa können sie ein Dokument einfach und schnell einreichen. Es entfallen Wege des Postversands. Für die AOK verbessert sich die Rücklaufquote von Dokumenten, die sie von den Versicherten angefordert hat, und durch die digitale Bereitstellung von Unterlagen an die Mitarbeiter können Prozesslaufzeiten verkürzt und Medienbrüche vermeiden werden.

Ausblick

Ziel bei der AOK ist immer, Prozesse zu optimieren und zu harmonisieren. Dabei sind gut funktionierende Entwicklungen auch immer von weiteren Landesverbänden gefragt. Dabei steht die AOK Systems als technischer Dienstleister an der Schnittstelle. Neben dem Einsatz der Siegel im Umfeld von digitalen Daten bei der AOK Niedersachsen laufen in vielen weiteren Verbänden spannende Projekte mit Unterstützung der AOK Systems, bei denen qualifizierte elektronische Siegel zum Einsatz kommen und deren Entwicklung Vorteile für die Versicherten mit sich bringt. Die Einbringung des qualifizierten elektronischen Siegels nach der validen Aufarbeitung und Konvertierung sorgt in jedem Fall für Zukunfts- und Nachweissicherheit.