E-Akte: Bundesdruckerei erhält BSI-Zertifizierung für ersetzendes Scannen

• Zertifizierung gemäß „Technischer Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) erfolgt
• Digitalisierung der Verwaltung: E-Akte spart Kosten und Platz

Berlin, 29. März 2021 – Die Aufbewahrung von Papierdokumenten in Verwaltungen und Unternehmen ist teuer und organisatorisch oft schwierig. Mit der „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN) hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) 2013 eine Richtlinie veröffentlicht, die erhöhte Rechtssicherheit beim sogenannten ersetzenden Scannen sicherstellen soll. Dies bezeichnet das Scannen von Dokumenten wie Verwaltungsunterlagen oder Personalakten mit anschließender Vernichtung der Papieroriginale. Das digitale Dokument hat die gleiche Beweiskraft wie das ursprüngliche Original.

Die Bundesdruckerei wurde vom BSI gemäß TR RESISCAN als Anbieter von Scan-Dienstleistungen zertifiziert. „Eine rechtskonforme Digitalisierung mit anschließender Vernichtung der Papierdokumente vereinfacht die Archivierung und ermöglicht eine sichere digitale Aktenführung sowie medienbruchfreie Prozesse“, sagt Jochen Felsner, Geschäftsfeldleiter für sichere Datenlösungen bei der Bundesdruckerei GmbH.

Öffentliche Institutionen wie die Verwaltungen und die Justiz müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften ihre Prozesse digitalisieren. Das E-Government-Gesetz schreibt den Einsatz der elektronischen Akte – der sogenannten E-Akte – vor. Die Übertragung der Papierdokumente in die Akte soll nach dem Stand der Technik erfolgen, das heißt nach TR RESISCAN. Behörden des Bundes sind bereits seit Anfang 2020 zur elektronischen Aktenführung verpflichtet. Für die Justiz ist die Einführung der E-Akte erst ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend. Auch Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, beispielsweise Finanz- und Steuerunterlagen über längere Zeiträume aufzubewahren – am besten in digitaler Form.

Die Bundesdruckerei bietet mit dem RESISCAN Service professionelle Dienstleistungen im Bereich Scan- und Datenerfassung gemäß TR RESISCAN an: von der Beratung und Unterstützung bei der Schutzbedarfsermittlung über die Dokumentenvorbereitung und den sicheren Transport bis hin zum Scan-Vorgang und zur zertifizierten Vernichtung der Originalunterlagen.

Die digitalen Dokumente werden außerdem während des Scan-Prozesses mit einer elektronischen Signatur oder einem elektronischen Siegel versehen. Optional kann ein Zeitstempel dazu dienen, die Existenz der entsprechenden Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt nachzuweisen. So bleibt die Integrität – also die Korrektheit der Daten – gewahrt. Die digitalisierten Unterlagen sind so für eine elektronische Weiterverarbeitung und Langzeitarchivierung ohne große Aktenschränke vorbereitet. Felsner: „Mit dem RESISCAN Service für ersetzendes Scannen unterstützen wir Behörden und Privatwirtschaft bei Kostensenkung und Prozessoptimierung.“

Weitere Informationen zur Bundesdruckerei-Lösung RESISCAN Service finden Sie hier.

Unsere Infografik „In 10 Schritten zur digitalen Aktenführung“ finden Sie hier zum Download.