Frau am Computer im Buero

Elektronische Siegel beschleunigen Verwaltungsprozesse

Das elektronische Siegel (E-Siegel) kann die Digitalisierung von behördlichen Verfahren entscheidend beschleunigen. D-Trust-Experte Christian Seegebarth erläutert, welche Vorteile das für Behörden bringt.

Experteninterview mit
Christian Seegebarth
Christian Seegebarth
Experte für Siegel bei der D-Trust GmbH

Viele Vorteile mit dem digitalen Siegel

E-Siegel können die Digitalisierung von behördlichen Verfahren deutlich beschleunigen. Doch bislang nutzt nur eine Minderheit der Behörden Siegellösungen. „Ich bin aber davon überzeugt, dass sich das bald ändern wird, denn die Vorteile des Einsatzes sind nicht länger zu ignorieren“, sagt Christian Seegebarth, Siegel-Experte bei der D-Trust.

E-Siegel überführen den klassischen analogen Behördenstempel und das Amtssiegel ins digitale Zeitalter. Sie bestätigen die Herkunft und die Unversehrtheit elektronischer Dokumente. Ein E-Siegel ist auf eine Organisation ausgestellt und lässt die ausstellende Behörde eindeutig erkennen. Gleichzeitig schützt es die Dokumente vor unbemerkten Veränderungen. Die Vorteile: schnellere Abläufe, geringere Kosten, Rechtssicherheit für die öffentliche Verwaltung sowie bessere Services und Zeiteinsparungen für die Bürger.

Mit dem digitalen Siegel lassen sich beispielsweise Bescheide, die keiner Schriftform bedürfen, elektronisch siegeln und digital übermitteln. Bei der elektronischen Archivierung von Akten helfen sie, die Kriterien Absenderechtheit und Integritätsschutz zu erfüllen. Und schließlich verhindern elektronische Siegel Betrügereien beim Ausstellen wichtiger staatlicher Dokumente wie etwa Zeugnisse, universitäre und schulische Teilnahmebescheinigungen sowie Genehmigungen.

Alle Voraussetzungen liegen vor

Den rechtlichen Rahmen für E-Siegel hat die eIDAS-Verordnung gelegt. Aktuell gibt es eine Reihe von Initiativen, das elektronische Siegel stärker in der deutschen Gesetzgebung zu verankern. Zum Beispiel hat der IT-Planungsrat den Bund gebeten, den Einsatz von E-Siegeln technisch und rechtlich prüfen zu lassen. Parallel dazu hat das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz in einem Gesetzentwurf das qualifizierte elektronische Siegel für eine sichere elektronische Kommunikation mit den Gerichten vorgesehen.

„Aus meiner Sicht ist die Zeit reif für einen breiten Einsatz von E-Siegeln“, sagt Seegebarth, „Die gesetzliche Grundlage, die technische Reife und die Organisationsstruktur in Form der Vertrauensdiensteanbieter sind vorhanden. Es spricht also nichts dagegen, diesen Schritt der Digitalisierung zu gehen“. Individuelle Beratungen dazu bieten Vertrauensdiensteanbieter, also unabhängige, dritte Instanzen, wie etwa die Bundesdruckerei Tochter D-Trust.