eIDAS: neun Anwendungsbeispiele für Vertrauensdienste zur Entlastung von Bürgern und Verwaltung

Einsatzpotenzial für eIDAS-Werkzeuge

eIDAS-Vertrauensdienste – was das genau ist, haben wir kürzlich in einem Artikel erklärt. Aber wofür konkret kann man sie einsetzen? Und was bewirken sie? Wir haben neun Anwendungsbeispiele aus der Praxis zusammengestellt:

1) Wohnungsummeldung

Wer seinen Wohnort ummelden will, braucht bislang einen Termin bei der zuständigen Behörde und muss mit den entsprechenden Unterlagen vor Ort sein. Viel einfacher wäre eine digitale Ummeldung. Damit das Amt weiß, dass es sich tatsächlich um den „richtigen“ Bürger handelt, muss dieser sich bei der Online-Ummeldung sicher authentifizieren, etwa mit der Online-Ausweisfunktion seines Personalausweises. Damit der Bürger weiß, dass die Verwaltungs-Website tatsächlich vom „richtigen“ Amt betrieben wird, kann diese sich durch qualifizierte Website-Zertifikate ausweisen. Meldebescheinigung und Erklärung des Vermieters können mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen werden. Und damit der Vorgang auf lange Zeit nachvollziehbar bleibt und unverändert gespeichert und archiviert werden kann, erhalten der gesamte Prozess und die Dokumente qualifizierte elektronische Zeitstempel und Siegel. Durch dieses Vorgehen ist die gesamte Kommunikation im Meldeprozess abgesichert.

2) Digitale Kommunikation in der Justiz

Heute kann allein die physische Zustellung beglaubigter elektronischer Abschriften zwei bis drei Wochen in Anspruch nehmen. Würden Gerichte und Behörden bei ihrem elektronischen Rechtsverkehr das QSiegel einführen, käme es zu deutlichen finanziellen und personellen Entlastungen. Papier, Druckertinte, Arbeitszeit und Zeit im Gerichtsverfahren könnten gespart, die Fälle insgesamt schneller bearbeitet und abgeschlossen werden.

Es ist möglich, das QSiegel so in den Versendungsprozess einzubauen, dass nur Berechtigte darauf zugreifen können. Es könnte beispielsweise per Fernsiegelung in einem zentralen Cloud-Service ausgelöst werden. So kann das Gerichtspersonal die Dokumente innerhalb weniger Sekunden zustellen. Ein weiterer Vorteil: Das QSiegel kann – anders als die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – einem Gericht rechtssicher zugeordnet werden. Und zwar ohne, dass der Empfänger nachvollziehen muss, ob die Person, die die Signatur ausgestellt hat, tatsächlich bei diesem Gericht arbeitet und zuständig war.

3) Digitale Kommunikation in der Behörde

Mit dem eIDAS-Werkzeug QSiegel lässt sich auch in Behörden der Turbo einschalten, etwa beim Versand behördlicher Bescheide. Besonders bei Massenverfahren wie Steuer- oder Rentenbescheiden ergibt sich großes Einsparungspotenzial. Schon heute nutzen Behörden für viele Schreiben, die mit der Post herkömmlich versendet werden, folgenden Textbaustein: „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist daher ohne Unterschrift gültig.“ Würden die Schreiben digital und mit QSiegel versehen versendet, ließen sich in der gleichen Arbeitszeit deutlich mehr behördliche Bescheide verschicken, da Papier, Kosten und vor allem Zeit gespart werden. QSiegel eignen sich auch für rechtswirksame öffentliche Bekanntmachungen im Internet, die gegen Löschung und Verfälschung geschützt werden müssen.

Öffentliche Verwaltungen können schon jetzt die Fernsignatur für alle Prozesse nutzen, bei denen die Unterschrift des Antragstellers gesetzlich gefordert ist. Dazu gehören zum Beispiel Förderanträge, Baugenehmigungen, Abfallbegleitscheine sowie Dokumentationen zum Erwerb von Zertifikaten im Emissionshandel.

4) Digitale Kommunikation im Gesundheitswesen

Das Gesundheitswesen weist ein besonders hohes Potenzial für Arbeitserleichterungen durch digitale Prozesse auf. So könnte der bürokratische Dokumentationsaufwand weitestgehend automatisiert und Informationen über Behandlungen und Patienten könnten effizienter genutzt werden.

Das QSiegel ließe sich beispielsweise beim Entlassbrief sinnvoll einsetzen. Denn im Außenverhältnis haftet nicht zwingend der Arzt, sondern das Krankenhaus. Das gilt auch für Fachärzte, Labore und medizinische Versorgungszentren: Laborberichte und Fachuntersuchungsergebnisse könnten automatisiert mit dem QSiegel statt wie bisher mit Arztunterschrift versehen werden. Pflegedienste müssen erhebliche Dokumentationspflichten erfüllen, um ihre Leistungen abrechnen zu können. Die Dokumentation könnte digital auf mobilen Endgeräten erfolgen und automatisiert gesiegelt werden – sofern es keiner persönlichen Unterschrift bzw. QES bedarf. Das geht deutlich schneller und das Pflegepersonal hätte mehr Zeit für die Patientenversorgung.

5) Zeugnisse und Bescheinigungen

Bei Bewerbungen werden in der Regel Zeugnisse vorgelegt. Doch Unternehmen und Organisationen wollen sicher sein, dass die Identität des Zeugnisausstellers und -empfängers echt ist und das Zeugnis nicht manipuliert wurde. Die eIDAS-Vertrauensdienste können hierfür sehr sinnvoll eingesetzt werden. Dokumente wie Führungs-, Ausbildungs- oder Arbeitszeugnisse sowie Diplome und Meisterbriefe werden durch die eIDAS-Werkzeuge fälschungssicher. Durch die eIDAS-Vertrauensinfrastruktur wäre automatisiert europaweit prüfbar, ob das Zeugnis echt ist. Eigene Echtheitsrecherchen beim jeweiligen Aussteller entfallen und das Vertrauen in die digitale Welt steigt.

6) Beglaubigungen und Abschriften

Zu den besonders intensiv nachgefragten Behördendienstleistungen zählt die Beglaubigung von Dokumenten. Es geht darum, von einem schon existierenden amtlichen Dokument, zum Beispiel einem Zeugnis oder einer Geburtsurkunde, eine Abschrift zu erstellen. Das Dokument darf nicht einfach kopiert werden, sondern es bedarf des verbindlichen Nachweises, dass die Zweitschrift mit dem Original übereinstimmt. Solche amtlichen Beglaubigungen können Behörden vornehmen – sowohl für Urkunden, die sie selbst ausgestellt haben, als auch für Urkunden, die von anderen Stellen stammen. Im digitalen Zeitalter werden solche Beglaubigungen immer häufiger in elektronischer Form nachgefragt, um den Gang zur Behörde einzusparen. Das ist ein maßgeschneiderter Anwendungsfall für das QSiegel.

QSiegel stellen nicht nur den Ursprung, sondern auch die Unversehrtheit von elektronischen Daten – ein wichtiges Merkmal amtlicher Beglaubigungen – sicher. Deswegen können sie dafür verwendet werden, Urkunden jeglicher Art (Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden) sowie Zeugnisse elektronisch zuzustellen.

7) Ersetzendes Scannen in Unternehmen und Behörden

Im Zuge der digitalen Transformation überführen Unternehmen und Verwaltungen nach und nach ihre analogen Dokumente in die digitale Welt. Viele der Akten müssen 30 Jahre und länger aufbewahrt werden. Durch den Scan-Vorgang können Lager- und Verwaltungskapazitäten dramatisch eingespart werden. Behörden, Unternehmen, Krankenhäuser, Anwälte, Steuerberater und andere Institutionen wenden deutschlandweit enorme Kosten für die Miete von Archivräumen und für Personal zur Verwaltung des Papierarchivs auf.

Für die digitale Transformation braucht es zwingend einen rechtssicheren Prozess, in dem nachvollziehbar wird, dass das gescannte Dokument das Original ersetzt bzw. bereits gescannte Dokumente den Status des Originals erhalten. Scan-Vorgänge können mithilfe des QSiegels stark vereinfacht werden. Ersetzendes Scannen wird durch die eIDAS-Vertrauensdienste – in Verbindung mit der Technischen Richtlinie zum rechtssicheren ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) – rechtssicher möglich.

8) Cloud-Dienste und –Anwendungen

Derzeit gibt es keine rechtsverbindlichen Vorgaben für die Nutzung von Cloud-Diensten. Entsprechend werden auch Netzwerkdienste, die Rechenleistung auf Servern in Rechenzentren anbieten, noch nicht reguliert. Aber es besteht ein großes öffentliches Interesse an einer sicheren öffentlichen digitalen Infrastruktur. Rechenzentren können durch die eIDAS-Vertrauensdienste abgesichert oder miteinander vernetzt werden. Die Vertrauensdienste ermöglichen eine rechtsverbindliche und sichere Vertrauensinfrastruktur.

9) Technische Überwachung von Tachoständen

Im europäischen Recht gibt es eine Umsetzungsverpflichtung, die Tachostände von Gebrauchtwagen zu überwachen. Die Tachostände sollen in eine europaweite Datenbank eingetragen werden. Damit soll europaweit erstmals die Laufleistung von Gebrauchtfahrzeugen auch gerichtsfest nachvollziehbar und Betrug durch Manipulation bekämpft werden. Die Einträge könnten ideal mit dem QSiegel abgesichert werden.